Portfolio-Signaturmanagement

Signatur-Management

Was heißt Signatur-Management und brauche ich das?

Unter einer Signatur versteht man den letzten Teil einer geschriebenen Mail. Dieser enthält klassischerweise eine Grußformel, den Namen und die Firma, Adresse und Kontaktdaten. Oft werden auch sogenannte “Disclaimer” ans Ende einer Mail gesetzt, damit die rechtlichen Notwendigkeiten erfüllt werden. Diese beinhalten meist Hinweise, wie man mit der Mail umzugehen hat, falls diese fehlgeleitet wurde.

Pflicht zur E-Mail-Signatur

Durch das am 01.01.2007 in Kraft getretene “Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister” (EHUG) wurden die Vorschriften zu der Impressums-Pflicht bei „Geschäftsbriefen“ neu gefasst. Entsprechend den Vorgaben der EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG, dessen Umsetzung das EHUG diente, müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige seit diesem Datum bei Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ bestimmte formale Anforderungen einhalten. Durch das Einfügen dieser offen gehaltenen Formulierung sollte insbesondere der wachsenden Bedeutung von modernen Kommunikationsmitteln im geschäftlichen Verkehr Rechnung getragen werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass auch bei geschäftsmäßigen E-Mails eine Pflicht zur Signatur besteht.

Sie möchten gerne weiterführende rechtliche Informationen über die Notwendigkeit und Inhalte einer E-Mail-Signaturen erfahren? Dann lesen Sie doch diesen interessanten Artikel der IT-Recht-Kanzlei aus München, die alle wichtigen Informationen zusammengefasst haben.

Vorteile und Notwendigkeit

Jetzt werden viele zurecht denken, dass eine Signatur nichts neues ist und dass man einfach seine Signatur in seinem Mail-Programm hinterlegen kann. Das ist auch soweit korrekt. Deswegen möchten wir an dieser Stelle kurz auf die Vorteile und Einsatzszenarien eines zentralisierten Signatur-Managements eingehen.

  • Mehrere Geräte mit dem selben Mail-Account
    Heutzutage verschicken Sie Mails von mehreren Geräten wie z. B. Ihrem PC, Smartphone, Tablet oder aus einem Internetcafé über ein Webinterface. Hier müssen Sie alle Signaturen gleichermaßen pflegen und dafür Sorge tragen, dass alle Signaturen gesetzeskonform sind und bei einer Änderung alle Signaturen geändert werden. Der Verwaltungsaufwand ist recht hoch.
  • Mehrere Benutzer mit gleichem Signatur-Design
    In einem Unternehmen ist es normalerweise üblich, dass alle Mitarbeiter eine einheitliche Signatur bekommen sollen. Die Außendarstellung der Firma soll zentral verwaltet und Änderungen am grundsätzlichen Design einmalig über alle Mitarbeiter hinweg gepflegt werden können. Wenn Sie nun den vorherigen Punkt der Mehrgerätigkeit zusätzlich in die Waagschale werfen, werden Sie den Mehrwert und die Notwendigkeit eines zentralen Signatur-Managements verstehen.
  • Temporäre oder dauerhafte Werbemöglichkeiten innerhalb der Signatur
    Ein zentral verwaltetes Signatur-Management bietet die Möglichkeit, temporäre oder dauerhafte Werbung einzublenden.
    • Machen Sie mit Ihrer E-Mail-Signatur Werbung für wichtige Veranstaltungen, Promotionen und Tätigkeiten – Verwenden Sie datenbasierte Regeln, um einen Werbebanner hinzuzufügen und zu entfernen. Sie können die Signatur auch mit Google Analytics verlinken und Daten über die Wirksamkeit eines Banners sammeln.
    • Ergänzen Sie Ihre Signatur um Social-Media-Links – Fügen Sie in Ihrer E-Mail-Signatur einen ‚Social-Media-Streifen‘ mit allen offiziellen Social-Network-Symbolen ein. Ergänzen Sie eine Signatur mit dynamischen Inhalten wie den neuesten Tweet oder die Überschrift eines Blogeintrags, um kostenlos viele neue Fans zu generieren.
    • Fügen Sie allen Signaturen QR-Codes (Schnellantwort) hinzu – Verwenden Sie dynamische Nutzerdaten, legen Sie Farbe und Größe fest und fügen Sie kundenspezifische URL und eingebettete Bilder wie Ihr Firmenlogo hinzu – perfekt für Mobilfunknutzer.
    • Lassen Sie Signaturvorlagendesigns von der Marketingabteilung kontrollieren – Möchten Sie der Marketingabteilung die direkte Kontrolle über das Anlegen und Gestalten von Signaturen übertragen? Ihre Marketingabteilung kann E-Mail-Signaturdesigns anlegen, bearbeiten und verwalten.
  • Rechtssicherheit
    Da Sie die Signaturen für alle Mitarbeiter vorgeben, ändern oder auch sperren können, ist die Rechtssicherheit im Unternehmen nicht mehr von den Mitarbeitern abhängig. Sie sorgen alleine dafür, dass Ihre Mails in Sachen Design, Inhalt und Information einheitlich gestaltet sind.

Wie bindet man ein Signatur-Management technisch an?

Generell wird ein Signatur-Management innerhalb des Mail-Routings zwischen dem Mailserver und der ausgehenden Mailroute implementiert. D. h. jede Mail, die über Ihren Mailserver geschickt wird, durchläuft diese Anwendung bevor die Mail dann letztendlich an die nächste Stelle weitergeleitet wird. Dadurch haben Sie die Gewissheit, dass alle E-Mails – unabhängig vom verschickenden Gerät – mit der gewünschten Signatur versehen wird. Das Ganze kann auch ohne Probleme für cloudbasierte E-Mail-Server im Microsoft Office 365 Umfeld konfiguriert werden.

Welche Software empfiehlt netyard?

Wir arbeiten im Bereich des zentralen Signatur-Managements mit dem Produkt exclaimer Signature Manager der Firma exclaimer Ltd. zusammen. Hier steht das gute Preis-Leistungsverhältnis und die sehr benutzerfreundliche Verwaltung im Vordergrund. Das Produkt arbeitet sowohl mit Microsoft Exchange als auch mit Microsoft Office 365 zusammen.

Die Firma netyard AG ist registrierter exclaimer Partner.

Was sind die nächsten Schritte?

Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie Fragen zum Thema Signatur-Management haben. Sprechen Sie uns einfach an. Unsere Kontaktdaten finden Sie hier. Machen Sie Ihre E-Mails rechtssicher und nutzen Sie die eingebauten Marketinginstrumente, um Ihren Kunden wichtige Informationen zu Produkten oder Veranstaltungen zu geben. Und das für jeden Mitarbeiter im gleichen Design. Starten Sie noch heute!