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Sichere Archivierung digitaler Dokumente mit DocuWare

DocuWare ist eine leistungsstarke, vielseitig einsetzbare Softwarelösung für das digitale Dokumentenmanagement. Durch intelligente Workflows, automatisierte Prozesse und sichere Archivierung sorgt DocuWare dafür, dass Ihre geschäftlichen Dokumente jederzeit schnell zugreifbar, revisionssicher und zentral gespeichert sind. Profitieren Sie von optimierten Abläufen, geringeren Verwaltungskosten und einer deutlich besseren Übersicht über Ihre unternehmensrelevanten Daten.

Was ist DocuWare?

DocuWare ist eine skalierbare Dokumentenmanagement-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, papierbasierte und digitale Dokumente einheitlich zu verwalten. Mit DocuWare lassen sich Dokumente von unterschiedlichsten Quellen erfassen – zum Beispiel eingehende E-Mails, gescannte Papierunterlagen, PDFs oder Office-Dokumente. Anschließend werden die Daten automatisiert kategorisiert, revisionssicher gespeichert und stehen autorisierten Mitarbeitern jederzeit über die Cloud oder das Firmennetzwerk zur Verfügung.

Dank seiner flexiblen Struktur passt sich DocuWare nahtlos an bestehende Unternehmensprozesse an. Ob in der Buchhaltung, Personalabteilung, im Vertrieb oder im Kundenservice: DocuWare sorgt überall dort für Transparenz und Effizienz, wo bisher zeitintensive manuelle Aufgaben zu erledigen waren.

 

Die wichtigsten Funktionen von DocuWare

 

Dokumentenerfassung und -import

  • Zentrale Erfassung: DocuWare unterstützt alle gängigen Formate und importiert Dokumente automatisiert, egal ob per E-Mail, Scanner oder mobilem Endgerät.
  • Individuelle Upload-Optionen: Legen Sie fest, wie Dokumente in das System gelangen, ob per Drag-and-Drop, automatischer Erkennung von Sammelpostfächern oder direkten Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder Buchhaltungsprogrammen.
 

Intelligentes Indexieren und Kategorisieren

  • Automatische Texterkennung (OCR): DocuWare erkennt wichtige Informationen (z. B. Rechnungsnummern, Kundennamen) automatisch und legt sie als durchsuchbare Indexfelder an.
  • Flexible Metadatenverwaltung: Definieren Sie eigene Kategorien und Metadaten, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen passen. So findet jede Abteilung ihre Dokumente schnell und einfach.
 

Revisionssichere Archivierung

  • Gesetzeskonforme Aufbewahrung: Mit DocuWare erfüllen Sie mühelos gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten, beispielsweise die GoBD in Deutschland.
  • Revisionssichere Speichermedien: DocuWare legt alle Daten sicher und manipulationsgeschützt ab. Durch Protokolle und Versionierungen ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat.
 

Automatisierte Workflows und Genehmigungsprozesse

  • Nahtlose Prozesse: Legen Sie individuelle Workflows an, um beispielsweise Rechnungseingänge automatisch zuzuweisen und Freigabeprozesse in der Buchhaltung zu beschleunigen.
  • Benachrichtigungen und Eskalationen: Zuständige Mitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe ihre Aufmerksamkeit erfordert. Überfällige Aufgaben werden gezielt eskaliert und sind so immer im Blick.
 

Integration in bestehende Systeme

  • API- und Schnittstellenvielfalt: DocuWare lässt sich über Standard- und Individuallösungen in ERP-, CRM-, HR- oder E-Commerce-Systeme integrieren, um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten.
  • Office- und E-Mail-Anbindung: Dank Add-Ins für Microsoft Office und Outlook können Dokumente direkt aus bekannten Programmen in DocuWare gespeichert oder abgerufen werden.
 

Mobilität und Cloud-Fähigkeit

  • Webbasiertes Arbeiten: Greifen Sie von jedem internetfähigen Gerät auf Ihre Dokumente zu.
  • DocuWare Cloud: Nutzen Sie DocuWare als cloudbasierte Lösung, um Ihre IT-Infrastruktur schlank zu halten und immer die neuesten Updates automatisch zu erhalten.
  • Mobile App: Die offizielle DocuWare-App ermöglicht es Ihnen, Dokumente auch unterwegs aufzurufen, zu überprüfen und freizugeben.

DW_E-Rechnungspflicht Infografik

E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen an Geschäftspartner (B2B) nur noch elektronisch zu übermitteln. Ziel dieser E-Rechnungspflicht ist es, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und mehr Transparenz bei der Erfassung von Umsatzsteuern zu schaffen. Häufig kommt dabei das standardisierte Format „XRechnung“ zum Einsatz, das den Datenaustausch vereinfacht und eine einheitliche Struktur gewährleistet. Unternehmen sollten frühzeitig ihre Systeme und Workflows anpassen, um die Umstellung reibungslos zu meistern und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung – wie Kosteneinsparungen und schnellerer Zahlungsabwicklung – zu profitieren.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  1. Zeit- und Kostenersparnis
    Mit automatisierten Prozessen und schneller Dokumentensuche reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich. Dadurch sinken Verwaltungskosten und Ihre Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit für produktive Aufgaben.

  2. Revisionssicherheit und Compliance
    DocuWare erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben für eine sichere und rechtskonforme Archivierung. Transparente Zugriffsprotokolle und eine klare Versionierung sorgen dafür, dass alle Vorgänge im Nachhinein lückenlos nachvollziehbar sind.

  3. Optimierte Zusammenarbeit
    Autorisierte Nutzer können Dokumente gemeinsam bearbeiten und sofort Feedback geben. Durch eindeutige Genehmigungs- und Freigabeworkflows werden Missverständnisse vermieden und die abteilungsübergreifende Kommunikation verbessert.

  4. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
    Jeder Schritt in DocuWare lässt sich protokollieren. So bleiben auch in komplexen Projekten alle Beteiligten stets informiert, wer welche Änderung durchgeführt hat.

  5. Flexibilität und Skalierbarkeit
    Dank modularer Struktur eignet sich DocuWare sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für internationale Konzerne mit großen Datenmengen. Je nach Bedarf können Sie lokale Installationen, die Cloud-Variante oder eine Hybridlösung nutzen.

Für wen eignet sich DocuWare?

DocuWare ist ideal für Unternehmen aller Branchen und Größen, die ihre Dokumentenverwaltung professionalisieren möchten. Ob Start-up, KMU oder Großkonzern – die Lösung passt sich an Ihre individuellen Anforderungen an und unterstützt Sie dabei, Ihre Papierablage weitestgehend zu digitalisieren. Vor allem Unternehmen mit vielen standortübergreifenden Abläufen oder hoher Dokumentenflut profitieren von DocuWare, da es sich problemlos in bestehende Infrastrukturen integrieren lässt.

Ein Beispiel eines produktiven Arbeitsplatzes

Fazit

Mit DocuWare schaffen Sie die Grundlage für eine zukunftsorientierte, digitale Büroorganisation. Automatisierte Prozesse, sichere Archivierung und komfortable Suchfunktionen sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigern auch die Qualität Ihrer internen Workflows. Ihre Mitarbeiter können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, anstatt wertvolle Ressourcen in die Dokumentensuche oder manuelle Abläufe zu investieren. Dank hoher Flexibilität, Cloud-Fähigkeit und einfacher Bedienung ist DocuWare die perfekte Lösung für jede Branche, die auf eine professionelle und dennoch benutzerfreundliche Dokumentenverwaltung setzt.

Erleben Sie selbst, wie DocuWare Ihren Arbeitsalltag revolutioniert und setzen Sie auf eine moderne Dokumentenmanagement-Lösung, die sich mit Ihnen weiterentwickelt. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine persönliche Beratung oder eine unverbindliche Demo!

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